Nous avons récolté pour vous une liste de questions qui nous sont fréquemment posées.
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Changer ou nommer un administrateur
Changer d’administrateur (copropriété déjà constituée)
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Nous comprenons que le changement puisse être difficile et que la situation dans laquelle vous vous trouvez soit pleine d'incertitudes.
Veuillez vous renseigner sur les administrateurs de votre région, et demander un rendez-vous, afin de vous faire une opinion sur les différentes alternatives qui s'offrent à vous. Vous pouvez par exemple utiliser un comparateur d'administrateur PPE pour effectuer quelques recherches.
Co-prop vous met à disposition différents outils tel qu'une brochure ou un système de réservation en ligne pour convenir d'un moment opportun pour vous présenter nos services.
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Oui.
Selon l'article 404 du Code des Obligations (CO) suisse, "le mandat mandat peut être révoqué ou répudié en tout temps." Ceci implique que tout contrat de mandat qui fait état d'une durée minimum ou d'une prolongation tacite sauf délai de notification respecté est a proprement parler illégal. Vous avez donc la possibilité de vous séparer d'un administrateur PPE à n'importe quel moment. Nous recommandons cependant qu'un nouvel administrateur soit identifié au préalable afin de pouvoir assurer une continuité des affaires.
Veuillez noter que dans certains cas, bien que cela soit rare, votre administrateur peut faire valoir un droit à des dommages et intérêts selon l'article 712r du Code Civil (CC) suisse.
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Premièrement, prenez le temps de parcourir votre règlement de copropriété. Celui fait état des droits et obligations des copropriétaires. Vous y trouverez notamment des articles sur les votations et les majorités requises pour approuver toute décision telle que le changement d'administrateur. Y figure également des articles sur la nomination et la révocation de l'administrateur.
Deuxièmement, le Code Civil (CC) Suisse. L'article 712a et suivants traitent de la propriété par étages. Dans les faits, une PPE est constituée au travers de l'inscription au registre foncier, et prends fin lors de sa radiation de ce même registre. Selon l'article 712g al 1 "les règles de la copropriété s’appliquent à la compétence pour procéder à des actes d’administration et à des travaux de construction." Toujours selon ce même article, l'alinéa 2 stipule que "Si ces règles ne s’y opposent pas, elles peuvent être remplacées par des dispositions différentes prévues dans l’acte constitutif ou adoptées à l’unanimité par tous les copropriétaires." Ces articles représentent donc un minimum légal que tout règlement de copropriété doit respecter.
Enfin, le Code des Obligations (CO) Suisse. L'article 394 et suivants traitent du mandat a proprement parlé qui vous lie à votre administrateur PPE. En pratique, l'article 398 al 2 stipule que "Le mandataire est responsable envers le mandant de la bonne et fidèle exécution du mandat." La relation entre mandataire and mandat s'apparente donc à celle d'un contrat de travail. Par conséquent, "le mandat peut être révoqué ou répudié en tout temps." (article 404 al 1)
En cas de doute, et si vous le désirez, vous pouvez à tout moment nous contacter et nous nous ferons un plaisir d'inspecter votre règlement afin de guider dans la procédure à suivre.
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La première étape consiste a agender une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), ou de mettre à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale (AG) la nomination d'un nouvel administrateur. Veillez à respecter les délais de convocation/notification de votre règlement de copropriété pour éviter tout vice de procédure.
La deuxième étape consiste à tenir un premier vote pour révoquer l'administrateur existant, et ensuite une deuxième vote pour nommer le nouvel administrateur. En principe une majorité simple suffit pour qu'une décision soit prise. Veuillez néanmoins consulter votre règlement de copropriété afin de vous en assurer.
Veuillez noter qu'il se peut que l'administrateur révoqué décide de plier bagage et de partir une fois le vote effectué, laissant les copropriétaires dans l'embarras. C'est pourquoi nous recommandons de convier le nouvel administrateur afin que celui-ci puisse prendre le relai et poursuivre l'Assemblée Générale de manière impartiale, et de la mener à terme. Celui-ci sera également en mesure de vous restituer le Procès Verbal (PV) qui servira à document les décisions prises.
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Une fois le nouvel administrateur nommé, celui-ci se chargera de faire respecter le choix des copropriétaires vis-à-vis des instances publiques (registre foncier) et organisations privées (banque, assurance, etc). Pour se faire, il pourra s'appuyer sur 3 documents:
La convocation à l'AG ou AGE
Le Procès Verbal (PV)
La liste de présence signée par les copropriétaires
Il sera également en charge de convenir avec l'administrateur révoqué d'un transfert des documents et de l'historique de vie de la copropriété.
Nommer un premier administrateur (nouvelle copropriété)
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Oui, nous pensons l'être.
Nous observons un laxisme dans la manière dont les copropriétés sont gérées. Celui-ci se traduit notamment par des règlements de copropriété qui peinent à refléter la manière dont les copropriétaires vivent leur vie dans un monde de plus en plus digitalisé et rapide.
Nous vous invitons à vous faire une opinion des différentes alternatives qui s'offrent à vous. Vous pouvez par exemple utiliser un comparateur d'administrateur PPE pour effectuer quelques recherches.
De plus, nous vous mettons à disposition différents outils tel qu'une brochure ou un système de réservation en ligne pour convenir d'un moment opportun pour vous présenter nos services, et vous expliquer comment nous pouvons dynamiser un service qui s'est enlisé à travers le temps.
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Lors que vous avez sélectionné un administrateur, il convient de lui transmettre les documents nécessaires ainsi que toute autre information pertinente afin qu'il puisse préparer les documents qui seront mis à l'ordre du jour de l'assemblée constituante de votre PPE.
Une convocation à l'assemblée constituante sera transmise à tous les copropriétaires par voie postale.
Lors de l'AG, une série de décisions seront prises, dont la nomination de l'administrateur PPE, l'approbation du règlement et la mise ne place du budget. Ce dernier est requis afin d'établir les appels de charges par copropriétaire.
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Une fois le premier administrateur nommé, celui-ci se chargera de communiquer la décision aux autorités compétentes (registre foncier) et d'ouvrir un compte courant au nom de la copropriété dans une institution financière de son choix. A cet effet, l'administrateur pourra s'appuyer sur une liste de documents:
La convocation à l'AG ou AGE
Le Procès Verbal (PV)
La liste de présence signée par les copropriétaires
Mise en service
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La mise en service se fait sur 4 fronts en parallèle:
Légal
L'inscription de Co-prop comme nouvel administrateur au registre foncier.
Financier
La mise en place des dispositifs financiers (compte, facture QR, etc) afin de s'assurer que le compte courant soit alimenté en temps et en heure pour pouvoir payer les charges qui incombent à la copropriété.
Opérationnel
S'assurer de la continuité des affaires en documentant toutes les tâche en cours afin de ne pas les perdre de vue.
Digital
La mise en place de la plateforme digitale se fait rapidement et les documents récoltés y seront ajoutés afin de les rendre visibles par tous les copropriétaires, et ce 24h sur 24. Vous pourrez ainsi y consulter les éléments suivants:
le budget
les documents légaux
la liste des copropriétaires
l'état des comptes bancaires
la liste des factures payées et non payées
la liste de fournisseurs et prestataires de services
la liste des contrats de maintenance
les convocations aux AG
les PVs et résultats de votes
une planification financière
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Cela dépend de chaque cas, de l'historique et de la taille de la PPE. Pour les nouvelles copropriété la procédure est sensiblement plus rapide.
Voici néanmoins des délais observés à ce jour:
Inscription au registre foncier: 1 semaine
Mise en place des dispositifs financiers: 2 à 3 semaines
Digitalisation: 2 à 3 semaines
Notre objectif est de vous permettre de prendre possession de votre plateforme digitale dans les 4 semaines suivant le vote.
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L'accès se fait en 2 temps.
Premièrement, les délégués seront invité à y accéder afin de nous faire un retour sur les informations qu'ils y trouvent, et corriger tout problème identifié.
En deuxième temps, la plateforme s'ouvre à l'ensemble des copropriétaires et le début de l'administration transparente et efficace commence.
Pour avoir accès à la plateforme, chaque copropriétaire recevra un lien. Un compte devra être créer avec une address email et un mot de passe.
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Oui.
Cependant, pour des raisons évidentes d'efficience opérationnelle, ce service sera facturé en sus pour chaque co-propriétaire qui désire recevoir les documents par courrier postal.
Tarifs & paiements
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L'administration courante de la PPE:
la gestion des tâches
la facturation
la comptabilité
le service client
la tenue des Assemblée Générales
l'attestation des charges pour la déclaration d'impôt
L'accès à la plateforme digital
par navigateur internet
par application mobile
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Un lot se définit comme une partie distincte d'une copropriété à laquelle est rattachée un feuillet tel que décrit dans l'acte constitutif de propriété par étage signé auprès d'un notaire.
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Lors de travaux de plus-value (exemple: ajouter un piscine) ou de rénovation majeure (exemple: toîture, isolation, système de chauffage), vous avez le choix de conduire les travaux par vous-même, ou d'engager un tier qui va gérer les travaux jusqu'à la réception de ceux-ci.
Si vous décidez de nous engager pour la gestion de tels travaux, nous vous facturons 5% du montant de ces travaux.
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Celle-ci est gratuite. Il s'agit de notre investissement dans notre collaboration à long terme.
Cependant, afin d'éviter tout comportement opportuniste, nous nous réservons le droit, en accord avec l'article 712r al.1 du Code Civile suisse, de facturer un montant si le contrat de mandat est résilié dans les 12 premiers mois.
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Grâce aux technologies modernes, nous avons la chances de mettre en place des processus automatisé afin de réduire de manière significative la charge de travail manuel.
Ainsi nous pouvons non seulement offrir un tarif compétitif mais également focaliser toute notre attention sur le service à la clientèle en adéquation avec l'excellence hospitalière qui nous caractérise.
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Contrairement à la majorité de nos confrères et consoeurs qui prélèvent du compte courant de la copropriété l'entier des honoraires annuels en début d'exercice, nous pensons qu'il est plus juste de prélever nos honoraires de mois en mois. Cela créer plus de lignes comptables mais reflètent la nature du service continu que nous vous rendons.
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Notre partenaire emploie des mesures de sécurité robustes en pour protéger vos données, en adéquation avec les plus hauts standards de l'industrie :
Les données stockées sur les serveurs sont chiffrées à l'aide de l'algorithme de chiffrement AES-256.
La communication entre les serveurs et les applications web et mobiles sont sécurisées à l'aide du protocole de chiffrement TLS 1.2 ou supérieur.
L'accès aux systèmes est surveillé et enregistré, avec des capacités d'alerte automatisées.
Des sauvegardes quotidiennes sont effectuées et chiffrées, assurant une pérennité du contenu de 99,9%.
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Tous les copropriétaires ains que les employés de Co-prop qui, dans le cadre de leur fonction, doivent pouvoir avoir accès aux informations nécessaires pour assurer un service de qualité et efficace.
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Il est important de maintenir votre appareil mobile ou votre ordinateur à jours. Autant au niveau du système d'exploitation (par exemple iOS ou Windows) qu'au niveau des applications et navigateur internet (par exemple Chrome ou Firefox).
Assurez-vous d'utiliser un mot de passe fort et unique pour l'accès à la plateforme. La force d'un mot de passe dépend en grande partie de la longueur du mot de passe. Nous recommandons un mot de passe d'au moins 16 caractères de long.
Dans le meilleur des modes, toute le monde devrait avoir l'authentification à 2 facteurs (2FA) activée. Celle-ci prend parfois la forme d'un SMS qui vous est envoyé ou d'une suite de chiffres qui s'affiche sur une application mobile telle que Google Authenticator.
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6 mois
Sécurité des données
Votre administrateur PPE suisse complet
Démarrez votre changement d'administrateur PPE avec Co-Prop ! Nous sommes les experts qu'il vous faut pour vous accompagner à chaque étape de cette transition, en apportant le savoir-faire nécessaire pour une gestion plus moderne et efficace. Grâce à notre plateforme digitale, nous simplifions la gestion de votre copropriété, assurant transparence et communication fluide entre copropriétaires. Trop beau pour être vrai? N’hésitez pas à en avoir le coeur net en engageant une conversation par Whatsapp.